O aumento do rigor nas fiscalizações e as atualizações constantes das Normas Regulamentadoras elevaram as exigências sobre as empresas brasileiras. Ao mesmo tempo, o controle de prestadores de serviço deixou de ser apenas operacional e passou a exigir método, rastreabilidade e precisão. Com o avanço da terceirização, também cresceram os riscos trabalhistas e previdenciários. Planilhas e controles manuais já não acompanham o volume de documentos nem as demandas de auditoria.
Por isso, plataformas especializadas em nuvem ganharam espaço. E surge a pergunta: como escolher a melhor plataforma para gestão de terceiros?
Neste artigo, você vai ver o que avaliar antes de escolher e conhecer uma alternativa com foco em usabilidade e conformidade legal, reduzindo retrabalho e burocracia sem comprometer a governança.
Resumo em 5 critérios para escolher um software de gestão de terceiros
· Usabilidade para empresa e fornecedores
· Alertas de vencimento e automações
· Implantação rápida e baixo esforço interno
· Previsibilidade de custo e transparência comercial
· Segurança da informação com LGPD e SLA
O que é gestão de terceiros e por que ela virou prioridade nas empresas
A gestão de terceiros consiste em acompanhar empresas contratadas e seus colaboradores para garantir o cumprimento das exigências legais e técnicas. O objetivo é reduzir riscos em SST e garantir segurança para os trabalhadores como o que ocorreu no município de Guaíra em 2024.
Quando esse controle falha, os impactos aparecem rápido: documentos vencidos podem permitir a atuação de profissionais sem treinamentos ou exames válidos, aumentam o risco de acidentes e geram passivos trabalhistas, com multas e condenações. Isso é ainda mais crítico em atividades regidas por normas como a NR-35 (trabalho em altura) e a NR-33 (espaço confinado).
Como escolher o melhor software de gestão de terceiros: passo a passo
A seguir, veja os critérios mais importantes para avaliar um software de gestão de terceiros na prática.
1. Avalie a usabilidade para empresa e fornecedores
· O sistema deve ser simples tanto para a equipe interna quanto para os fornecedores, que normalmente enviam os documentos.
· Quanto mais direto e intuitivo for o processo, menor tende a ser o retrabalho e maior a adesão ao uso da plataforma.
2. Verifique alertas e automações de vencimento
· O software deve contar com automações que avisem com antecedência quando um documento estiver perto de expirar.
· Isso permite que a empresa se previna e evite bloqueios de acesso, paralisações de serviço e não conformidades em auditorias.
3. Considere a velocidade de implantação e o esforço interno
· Projetos que demoram meses para entrar em operação geram perdas operacionais e custos desnecessários.
· Soluções com implantação rápida permitem retorno mais imediato e reduzem o impacto na rotina da empresa.
4. Analise o modelo comercial e a previsibilidade de custo
· O modelo de contratação deve ser claro e fácil de entender.
· De preferência, deve ser baseado em faixas de terceiros, sem cobranças ocultas por usuário individual ou por módulos básicos.
5. Confirme segurança, LGPD e SLA
· A plataforma precisa garantir segurança da informação conforme a LGPD.
· Além disso, deve oferecer disponibilidade de sistema alinhada a um SLA definido, assegurando estabilidade e confiança no uso diário.
Checklist rápido para comparar plataformas
· O fornecedor consegue enviar documentos sem suporte?
· Existem alertas configuráveis antes do vencimento?
· A implantação acontece em semanas, não meses?
· O custo é previsível, sem cobranças surpresa?
· Há segurança, LGPD e SLA claros para uso diário?
BMS Integra: A nossa escolha de melhor software de gestão de terceiros
A BMS Tecnologia atua no mercado B2B com foco em indústrias, agroindústrias e cooperativas que exigem alto nível de governança. A empresa desenvolveu o BMS Integra com a proposta de ‘Segurança Simplificada. Conformidade Garantida’, estruturando um fluxo de governança de terceiros com foco em usabilidade e conformidade.
A plataforma organiza um processo completo de governança de terceiros, com um modelo integralmente SaaS, o que dispensa instalações locais e, portanto, mantém o cliente sempre na versão mais atual da ferramenta. Além disso, a
solução foi pensada para quem lida com a operação no dia a dia e precisa de uma plataforma em nuvem que assegure a conformidade sem travar a rotina produtiva.
Usabilidade, suporte e velocidade de implantação: diferenciais da BMS
Um dos principais entraves na adoção de um software de gestão de terceiros é a adesão dos usuários. Nesse ponto, a BMS apresenta um índice de aprovação de 97% em facilidade de uso, o que se reflete na adesão ao portal do fornecedor e na agilidade do envio de documentos.
A velocidade de implantação também pesa na decisão. Enquanto boa parte do mercado trabalha com cronogramas longos, o BMS Integra entra em operação em até 15 dias. Além disso, esse ritmo é sustentado por um suporte técnico com avaliação média de 4,8 de 5, que atende não só a empresa contratante, mas também orienta os prestadores de serviço no uso da plataforma. Como resultado, a equipe de Segurança e Medicina do Trabalho ganha mais autonomia e, consequentemente, reduz a dependência do time de TI para demandas do dia a dia.
Flexibilidade e aderência à realidade das empresas brasileiras
Atender auditorias e reduzir exposição trabalhista na terceirização exige uma ferramenta que se adapte a diferentes operações. O BMS Integra foi estruturado de forma modular, permitindo organizar exigências documentais conforme o risco da atividade e o tipo de operação.
O modelo comercial é dividido em dois planos:
· Plano Essencial: focado em documentos de Segurança do Trabalho e conformidade legal.
· Plano Profissional: amplia o escopo e inclui documentos solidários, como itens de RH e tributários, por exemplo GFIP e impostos.
Com essa divisão, a empresa pode ampliar o uso conforme a maturidade dos processos. Além disso, por ser uma solução desenvolvida para gestão de terceiros, o sistema entrega governança e visibilidade para áreas como EHS, RH e Compras.
Perguntas frequentes
O que é gestão de terceiros?
É o acompanhamento de empresas contratadas e seus colaboradores para cumprir exigências legais e técnicas, reduzindo riscos e passivos.
O que avaliar em um software de gestão de terceiros?
Usabilidade, alertas de vencimento, velocidade de implantação, previsibilidade de custo e segurança com LGPD e SLA.
Por que alertas de vencimento são essenciais?
Porque evitam documentos vencidos, bloqueios de acesso e não conformidades em auditorias.
O que observar em LGPD e SLA ao contratar?
Proteção de dados conforme LGPD e disponibilidade definida em SLA para garantir estabilidade no uso diário.
Então, qual é o melhor software de gestão de terceiros?
O melhor sistema é aquele que equilibra rigor técnico e viabilidade operacional. Não adianta adotar uma plataforma completa se ela atrasa a liberação do prestador por problemas de usabilidade ou suporte lento. Nesse sentido, a BMS Tecnologia se posiciona como uma opção para empresas que querem substituir planilhas e ganhar previsibilidade na gestão de terceiros. Ao combinar implantação em até 15 dias, suporte contínuo e interface simples, o BMS Integra transforma a conformidade em um processo mais controlável.
Fale com um especialista e entenda como implantar em até 15 dias.
Redação Portal Guaíra
